Méthode
Comment se déroule un mandat de numérisation
Huit étapes, du premier message à la destruction certifiée. Chacune a un livrable identifiable : vous savez toujours où vous en êtes.
- 24 h pour le devis
- 48 h pour l'enlèvement
- 5–10 j mandat courant
- 30 j délai de contrôle
Étapes
Le déroulement, dans le détail
- 01
Premier contact
Vous décrivez votre besoin par courriel ou via le formulaire. Trois informations suffisent pour commencer : le type de documents, le volume approximatif et l'usage que vous voulez en faire ensuite.
- 02
Visite ou photos
Nous passons voir vos archives — c'est gratuit et sans engagement. Pour les petits volumes, deux ou trois photos de vos rayonnages suffisent. C'est le moment où l'on repère les pièges : agrafes, formats mixtes, papier fragile, documents collés.
- 03
Devis et échantillon
Vous recevez sous 24 heures ouvrables un devis détaillé, ligne par ligne. Sur demande, nous numérisons gratuitement une trentaine de pages représentatives : vous validez la qualité et le nommage avant de vous engager.
- 04
Convention de nommage
Nous fixons ensemble la structure des dossiers et le nom des fichiers. Un quart d'heure de discussion à ce moment-là économise des heures de recherche pendant les dix ans qui suivent.
- 05
Enlèvement
Nous emballons, étiquetons et chargeons. Vous recevez un bon de prise en charge listant chaque boîte avec son code de suivi. Si un document doit rester accessible, nous le signalons pour un traitement prioritaire.
- 06
Préparation et numérisation
Dégrafage, dépliage, tri, réparation, puis passage sur le scanner adapté à chaque type de document. Contrôle qualité page à page sur l'ensemble du lot, pas par sondage.
- 07
Livraison
Fichiers remis par lien sécurisé, sur disque chiffré ou déposés directement dans votre espace de stockage, avec l'index et la documentation de procédure. Vous disposez de trente jours pour tout vérifier.
- 08
Sort des originaux
Retour reconditionné, conservation temporaire ou destruction certifiée avec attestation : c'est vous qui décidez, par écrit. Nos copies de travail sont ensuite effacées.
De votre côté
Ce que nous vous demandons de préparer
Presque rien, et c'est volontaire : plus vous manipulez vos archives avant de nous les confier, plus le risque de désordre augmente.
- Ne retirez rien. Laissez les documents dans leurs classeurs, avec leurs intercalaires et leur ordre d'origine.
- Signalez les urgences. Les dossiers dont vous pourriez avoir besoin pendant le traitement sont traités en premier.
- Identifiez les fragiles. Registres anciens, documents déchirés, papiers thermiques décolorés : dites-le-nous, nous adaptons la méthode.
- Réfléchissez à l'usage. Chercher un mot dans dix ans, prouver une dépense, consulter au quotidien : la réponse détermine la résolution, le format et le niveau d'indexation.
- Désignez un interlocuteur. Une seule personne pour valider le nommage et réceptionner les livraisons, c'est le meilleur gage de cohérence.
Bon de prise en charge et étiquetage des boîtes
F.A.Q.
Questions fréquentes
Puis-je suivre l'avancement du mandat ?
Oui. Chaque boîte porte un code de suivi et vous recevez un point d'avancement à chaque livraison de lot. Pour les gros mandats, nous convenons d'un rythme de rapport hebdomadaire.
Que se passe-t-il si un document est abîmé pendant le traitement ?
Nous documentons l'état des documents fragiles avant traitement et vous signalons toute détérioration constatée. Notre responsabilité civile professionnelle couvre les dommages causés aux documents qui nous sont confiés.
Et si je ne suis pas satisfait de la livraison ?
Le délai de contrôle de trente jours existe pour cela. Toute page illisible, mal orientée ou manquante est reprise gratuitement. Nous conservons les originaux jusqu'à votre validation.
Un carton d'archives, un mètre de classeurs ou 500 plans ?
Décrivez votre volume : vous recevez une estimation chiffrée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.