Numérisation · Canton du Valais & Chablais
Numérisation de documents, classeurs et plans en Valais
Nous enlevons vos archives papier chez vous, nous les numérisons à 300 dpi et nous vous restituons des fichiers PDF/A cherchables, nommés et indexés. Vos originaux restent en Valais, vos fichiers restent en Suisse.
- 300–600 dpi résolution
- PDF/A · OCR texte cherchable
- A6 → A0+ tous formats
- 100 % Suisse données hébergées
Prise en charge sur site
Enlèvement et retour de vos archives dans tout le Valais.
300 à 600 dpi
Résolution adaptée au document, en couleur ou en niveaux de gris.
PDF/A + OCR
Fichiers pérennes, texte cherchable en français et en allemand.
Données en Suisse
Traitement et hébergement sur des serveurs suisses, conformes à la nLPD.
Prestations
Ce que nous numérisons
Cinq prestations complémentaires qui couvrent l'ensemble d'un fonds documentaire d'entreprise, de commune ou d'étude : du dossier client au plan cadastral, du classeur fédéral au registre relié.
Numérisation de documents
Dossiers, factures, correspondance, contrats, dossiers RH et actes, du format A6 au A3.
En savoir plusNumérisation de classeurs
Classeurs fédéraux, dossiers suspendus et boîtes d'archives, préparés et traités au mètre linéaire.
En savoir plusNumérisation de plans
Plans d'architecte, plans techniques, calques et tirages bleus jusqu'au format A0 et au-delà.
En savoir plusNumérisation de livres et registres
Ouvrages reliés, registres communaux, procès-verbaux et fonds patrimoniaux, sans démontage.
En savoir plusArchivage numérique et GED
Nommage, métadonnées, index et intégration dans votre système de gestion documentaire.
En savoir plusPourquoi numériser
Un mètre linéaire de classeurs occupe 3 m² au sol. Numérisé, il tient dans un dossier.
La numérisation n'est pas qu'un gain de place. Elle change la manière dont votre équipe travaille : une facture retrouvée en trois secondes plutôt qu'en dix minutes, un plan d'exécution envoyé au chef de chantier depuis le téléphone, un dossier RH consultable par la personne autorisée — et par elle seule.
- Recherche plein texte — l'OCR rend chaque mot de chaque page trouvable, en français comme en allemand.
- Sécurité — un incendie, un dégât d'eau ou un déménagement ne détruisent plus vos archives.
- Conformité — l'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) admet l'archivage électronique lorsque l'intégrité des données est garantie.
- Surface libérée — un local d'archives reconverti en bureau, en salle de réunion ou en dépôt.
- Partage maîtrisé — les bons documents, aux bonnes personnes, sans photocopie ni envoi postal.
Nous travaillons pour des PME, des communes, des fiduciaires, des études d'avocats et de notaires, des bureaux d'architecture, des cabinets médicaux, des caves et des associations de tout le Valais romand. Le volume n'a pas d'importance : nous traitons aussi bien deux cartons qu'un local d'archives complet.
Prise en charge d'un fonds documentaire · Valais
Déroulement
De vos cartons à vos fichiers, en cinq étapes
Un processus éprouvé, traçable de bout en bout : vous savez à tout moment où se trouve chaque boîte et ce qui a déjà été traité.
- 01
Inventaire et devis
Nous passons voir vos archives sur place — ou vous nous envoyez quelques photos. Vous recevez sous 24 heures ouvrables un devis au forfait ou à la page, sans surprise ni frais cachés.
- 02
Enlèvement
Nous emballons, étiquetons et enlevons vos documents avec un bon de prise en charge détaillé. Chaque boîte reçoit un code de suivi. Un fonds urgent peut rester consultable pendant le traitement.
- 03
Préparation
Dégrafage, retrait des fourres plastiques, dépliage, réparation des pages déchirées, séparation des lots. C'est l'étape la plus longue et la plus décisive pour la qualité du résultat.
- 04
Numérisation et contrôle
Scanners à défilement, à plat, à berceau ou grand format selon le document. Chaque lot passe un contrôle qualité page à page : lisibilité, orientation, ordre, absence de manquants.
- 05
Restitution
Vous recevez vos fichiers structurés selon votre arborescence, avec un index. Les originaux vous sont rendus reconditionnés ou détruits de manière certifiée, selon votre choix.
Clients
Des fonds documentaires très différents, un même savoir-faire
Communes et administrations
Registres, procès-verbaux du conseil, dossiers de police des constructions, plans d'affectation, archives historiques.
Fiduciaires et comptables
Pièces comptables, justificatifs TVA, dossiers clients, contrats — avec un nommage compatible avec votre logiciel métier.
Bureaux d'architecture et génie civil
Plans A0, calques, tirages bleus, dossiers de mise à l'enquête, carnets de chantier.
Études d'avocats et notaires
Dossiers d'affaires, minutes, actes, correspondance — sous accord de confidentialité.
Cabinets médicaux et institutions
Dossiers patients, radiographies sur film, dossiers de résidents en EMS.
Industrie, caves et PME
Dossiers techniques, plans de machines, contrats fournisseurs, RH, archives de production.
Zones desservies
Numérisation dans votre région
Nous intervenons dans tout le Valais romand et le Chablais. Choisissez votre secteur :
Confidentialité
Vos documents sont souvent les plus sensibles de l'entreprise
Un dossier RH, un dossier patient, un contrat ou un plan d'exécution ne se traitent pas comme de vieux prospectus. Nous appliquons les mêmes règles pour tous les mandats, quel que soit le volume.
- Accord de confidentialité signé avant tout enlèvement, sur demande.
- Traitement dans nos locaux valaisans — aucune sous-traitance à l'étranger.
- Serveurs et sauvegardes en Suisse, conformément à la nLPD.
- Transferts par lien chiffré, jamais par messagerie non protégée.
- Destruction certifiée des originaux, avec attestation, si vous le souhaitez.
- Suppression de nos copies de travail après validation de votre part.
Contrôle qualité des fichiers livrés
F.A.Q.
Questions fréquentes
Combien coûte la numérisation d'un classeur fédéral ?
Tout est établi sur devis. Un classeur fédéral de 8 cm contient environ 1 500 à 2 000 pages, mais le prix dépend surtout de l'état du document, du nombre d'agrafes, de la couleur et du niveau d'indexation souhaité. Le devis est toujours établi après avoir vu un échantillon réel, et il est ferme.
Faut-il apporter les documents ou venez-vous les chercher ?
Nous nous déplaçons dans tout le Valais romand et le Chablais : Monthey, Martigny, Sion, Sierre, Fully, Aigle et leurs environs. L'enlèvement et le retour sont inclus dans nos forfaits dès un volume de deux cartons. Vous pouvez aussi déposer vos documents à Martigny.
Que deviennent mes originaux après la numérisation ?
Vous choisissez : retour des documents reconditionnés dans leurs boîtes, conservation temporaire chez nous pendant votre période de contrôle, ou destruction certifiée avec attestation. Rien n'est jamais détruit sans votre accord écrit.
Les fichiers seront-ils cherchables ?
Oui. Nous appliquons une reconnaissance de caractères (OCR) sur l'ensemble des documents dactylographiés, en français et en allemand. Vous pouvez ensuite rechercher n'importe quel mot dans un PDF, ou dans tout un dossier depuis l'explorateur Windows ou macOS. Les manuscrits anciens ne sont pas reconnus automatiquement, mais peuvent être indexés à la main.
Un document numérisé a-t-il la même valeur qu'un original ?
Pour la comptabilité, l'Olico admet la conservation électronique des pièces si l'intégrité, la lisibilité et la traçabilité sont assurées : c'est le rôle du format PDF/A et de la documentation de procédure que nous livrons. Certains documents — actes authentiques, titres, contrats originaux signés — doivent en revanche être conservés sur papier. En cas de doute, demandez à votre fiduciaire ou à votre juriste avant de détruire quoi que ce soit.
Dans quels délais ?
Un mandat courant (5 à 20 classeurs) est livré en 5 à 10 jours ouvrables. Les gros fonds sont traités par lots, avec des livraisons intermédiaires pour que vous puissiez commencer à travailler avant la fin du mandat. Un traitement urgent est possible sur demande.
Un carton d'archives, un mètre de classeurs ou 500 plans ?
Décrivez votre volume : vous recevez une estimation chiffrée sous 24 heures ouvrables, sans engagement.