Numérisation de classeurs en Valais

Ce qu'on trouve vraiment dans un classeur

Un classeur n'est jamais une pile de A4 propres. Il contient des intercalaires cartonnés, des pochettes plastiques, des documents agrafés en liasses, des formats A5 collés sur des feuilles de support, des plans pliés, parfois des post-it qui masquent une partie du texte. Tout cela est traité à la main :

• Ouverture du classeur, retrait du mécanisme, dépose des liasses dans l'ordre.
• Suppression des attaches et des pochettes, aplatissement.
• Conservation de l'ordre d'origine — c'est une règle absolue, votre logique de classement est reproduite telle quelle dans les fichiers.
• Insertion de séparateurs à code-barres à chaque intercalaire, si vous souhaitez un découpage automatique.
• Post-it retirés puis numérisés séparément et rattachés à la page concernée, sur demande.

Comment vos classeurs deviennent des fichiers

Trois structures possibles, à choisir selon la façon dont vous cherchez vos documents :

1. Un PDF par classeur. Le plus simple et le plus économique. La recherche plein texte suffit à retrouver n'importe quelle page. Idéal pour de l'archivage de sécurité.
2. Un PDF par intercalaire. Le classeur devient un dossier contenant un fichier par onglet : « Fournisseurs », « Salaires », « TVA », « Banque ». C'est le choix le plus fréquent.
3. Un PDF par pièce. Chaque facture, contrat ou courrier devient un fichier autonome, nommé et indexé. Indispensable si les documents doivent alimenter une GED.

Vider un local d'archives, du premier carton au dernier

Les mandats les plus fréquents ne commencent pas par « j'aimerais numériser » mais par « je dois libérer ce local avant la fin de l'année ». La méthode est alors différente : on ne numérise pas tout, on trie d'abord.