Numérisation de documents en Valais

Quels documents nous numérisons

Presque tout ce qui se trouve dans une armoire de bureau valaisanne. La question n'est jamais « est-ce numérisable ? » mais « quel est le meilleur réglage pour ce document-là ? ». Voici ce que nous traitons le plus souvent :

• Factures fournisseurs et clients
• Pièces comptables et justificatifs TVA
• Bulletins de livraison et bons de commande
• Contrats et avenants
• Dossiers du personnel et certificats de travail
• Dossiers clients et dossiers d'affaires
• Correspondance et courrier entrant
• Procès-verbaux et rapports
• Dossiers d'assurance et de sinistres
• Fiches, formulaires et questionnaires
• Dossiers médicaux et dossiers de résidents
• Cartes de visite, coupures de presse, documents anciens

Les formats se mélangent ? C'est la règle plutôt que l'exception. Un dossier contient souvent un A4 agrafé, un ticket de caisse, un fax thermique décoloré et un plan plié en huit. Nous trions, séparons les formats et adaptons le réglage — sans vous demander de le faire vous-même.

La préparation, l'étape qui décide de la qualité

Un scanner rapide n'a jamais sauvé un dossier mal préparé. Avant le moindre passage machine, chaque lot est repris à la main :

• Retrait des agrafes, trombones, élastiques, épingles et attaches.
• Sortie des fourres et pochettes plastiques transparentes.
• Dépliage des documents pliés, aplatissement des papiers roulés.
• Réparation des pages déchirées et consolidation des perforations arrachées.
• Séparation des petits formats (tickets, reçus) qui seraient avalés par le chargeur.
• Repérage des documents fragiles ou anciens, dirigés vers le scanner à plat.

Sur un fonds ancien, la préparation représente couramment 60 % du temps total. C'est aussi la raison pour laquelle un devis sérieux exige d'avoir vu un échantillon réel, et non seulement un nombre de classeurs.

Qualité de numérisation et formats de sortie

Nous choisissons les réglages avec vous, en fonction de l'usage réel des fichiers : consulter, rechercher, prouver ou conserver longtemps.

Chaque page est ensuite redressée automatiquement, débarrassée de ses bords noirs, réorientée si nécessaire et nettoyée des pages blanches issues du recto-verso. Un contrôle humain passe ensuite sur l'ensemble du lot : c'est là que se repèrent les pages doubles, les feuilles collées et les documents avalés de travers.

Nommage, index et arborescence

Un fichier introuvable ne vaut pas mieux qu'un carton fermé. Le nommage se décide donc avant le premier scan, avec vous. Trois niveaux sont possibles :